Vergaderen, we doen het allemaal wel eens. Zeker in professionele organisaties vergadert men veel. Bij belangrijke beslissingen is het bijvoorbeeld belangrijk dat verschillende mensen hun mening geven. Zeker bij grote bedrijven gebeurt het vrij regelmatig dat er overleg moet plaatsvinden. Echter kiezen ook steeds meer kleinere bedrijven ervoor om regelmatig te vergaderen. De vraag is echter: wordt er wel op de juiste manier vergadert? Vergaderen is iets dat effectief moet gebeuren. Gebeurt dit niet effectief? Dan gaat er tijd verloren en dus ook geld. Toch is niet effectief vergaderen iets dat regelmatig voorkomt. Mocht jij je afvragen hoe je efficiënter kunt vergaderen? Dan is het goed dat je dit artikel nu leest!
Een professionele omgeving
Uit onderzoeken is gebleken dat men beter functioneert in een professionele omgeving, dit is dus ook bij vergaderingen het geval. Ben jij op zoek naar een vergaderlocatie? Dan zou je ervoor kunnen kiezen om een ruimte te huren. Dit kan bijvoorbeeld erg handig zijn voor als je met een belangrijke klant gaat vergaderen. Je zult dan een goede en professionele indruk achterlaten en dat is natuurlijk wel zo belangrijk. Er zijn zelfs bedrijven die verschillende ruimtes aanbieden voor alle fases van de vergadering. Iedere vergadering kent namelijk verschillende delen. Zo heb je de beginfase, de overlegfase en de fase waarin de beslissingen genomen moeten worden. Een mooi voorbeeld van een bedrijf dat een uniek concept heeft als het gaat om vergaderen is Youmeet. Deze aanbieder heeft vijf verschillende vergaderruimtes zodat iedere fase zo goed en effectief mogelijk doorlopen wordt.
Effectief vergaderen
Heb jij de juiste vergaderlocatie gevonden? Dan is het tijd om je goed voor te bereiden op de vergadering. Een goede voorbereiding is het halve werk en dit geldt zeker voor vergaderen. Voordat je naar de vergaderlocatie toegaat is het dan ook verstandig om een lijst op te stellen van verschillende punten die je absoluut wilt behandelen. Verder zal je er ook voor moeten zorgen dat er een voorzitter is die de vergadering leidt. De kans is dan veel groter dat alle belangrijke punten behandeld worden en dat er uiteindelijk goede beslissingen gemaakt worden. Verder zal de voorzitter er ook voor moeten zorgen dat men niet te ver afdwaalt. Het kan namelijk nog wel eens voorkomen dat de mensen in de vergadering het over minder relevante dingen gaan hebben. Dit kost je alleen maar tijd en dus ook geld.
Service
Huur jij een vergaderlocatie om zo professioneel mogelijk te vergaderen? Dan is het belangrijk dat de aanbieder van de betreffende ruimte de beste service levert. Zo zal je samen met je team en/of klanten netjes ontvangen moeten worden en is het ook belangrijk dat je er bijvoorbeeld kunt lunchen. Dit is erg handig voor als het een lange vergadering wordt. Ga jij een aantal dagen vergaderen over een zeer belangrijk onderwerp? Dan zijn er zelfs hotels waarbij je een circulaire vergaderlocatie voor een aantal dagen af kunt huren. Je hebt dan ook de mogelijkheid om een aantal dagen in het hotel te slapen.
One comment